Így kezelheted könnyen az email fiókjaidat: gmail használata céges levelezéshez

Szeretnéd ha a céges e-mail címed is a profizmusodról árulkodna? Ha olyan kényelmesen tudnád kezelni, mint a személyes Gmail fiókodat? Mindez költségek nélkül lenne a legjobb? A megoldás nem is olyan bonyolult, a következőkben lépésről-lépésre végigvesszük, hogyan tudod ezt saját magad beállítani.

Az alap,hogy üzleti levelezéshez tilos ingyenes e-mail kliens (gmail, citromail, freemail, stb.) adta email címeket használni, mert amatőr és komolytalan. Sokkal nagyobb bizalmat ébreszt a vásárlóban, ügyfélben ha a cég a saját domain nevét tartalmazó e-mail címmel folytat levelezést.

Milyen a jó céges e-mail cím?

Ha tehát eldöntötted, hogy komoly vállalkozás lévén egyedi domain névvel rendelkező e-mail címet használsz a levelezésed során, mikor létrehozod ezeket a címeket, pár alapszabályt tarts szem előtt:

• Kerüld a beceneveket: sanyesz@terkovezes.hu helyett sokkal célravezetőbb: kovacs.sandor@terkovezes.hu
• Mindenkinek legyen saját címe: Ha nem egyedül viszed a vállalkozást, érdemes minden részlegnek külön címet létrehozni. Pl: szamlazas@terkovezes.hu, arajanlat@terkovezes.hu. Ez szintén bizalmat ébreszt az ügyfélben, hogy valóban ott fog landolni az üzenete ahova azt szánta.
• Ütős „Név”: Mikor létrehozol egy céges e-mail címet, megadhatod, hogy az e-mail címed helyett milyen szöveg jelenjen meg a címzett postaládájában a beérkezett leveleknél.

Ha elkészültél a cím vagy címek létrehozásával, alig várod, hogy használhasd őket. De közben akadályokba ütközöl, mert nem tudod elérni a fiókodat bármikor, bárhol bármilyen eszközön. Erre nyújt megoldást az a lehetőség, hogy összekösd a személyes Gmail fiókod az üzleti levelezéseddel.

Írj új levelet és válaszolj beérkező üzenetekre a céges e-mailedről a Gmail fiókodon keresztül

Lépj be a gmail fiókodba. Kattints a jobb felső sarokban lévő „fogaskerék” ikonra, mellyel a Beállításokat/Settings nyitod meg. Itt a felső menüsorban válaszd ki a „Fiókok és importálás/Accounts and Import”-t.

A következő megjelenő ablakban válaszd ki az „E-mail küldése erről a címről / Send mail as” résznél az „Újabb e-mail cím hozzáadása /Add another e-mail address” lehetőséget.

Ekkor felugrik egy ablak, amit ki kell tölteni a céges e-mailed adataival. A név részhez azt írd be, ahogy szeretnéd hogy a címzett postaládájában majd megjelenjenek a leveleid. Ez az amiről beszéltünk az elején, hogy ezt érdemes jól átgondolni. Az e-mail címhez pedig egyértelmű, hogy a céges e-mail címed írd be.

Ha ezzel megvagy, akkor kattints a „Következő lépés” gombra. Itt az SMTP szerver beállításokat kell megadni, amit a tárhelyszolgáltatód cPanel felületéről fogsz tudni idemásolni.

Lépj be a tárhelyszolgáltatódhoz és ott kattints az Email Accounts / Email Fiókok ikonra.

Itt válaszd ki a céges e-mail címedet amit használni szeretnél, és ott kattints a „Connect Devices” gombra.

A megjelenő oldalon pörgess ahhoz a részhez, ahol ezt látod: „Mail Client Manual Settings” Az itt feltüntetett adatok azok, amikre a gmail-nek szüksége van a biztonságos bejelentkezéshez. Másold ki az „Outgoing server / Kimenő szerver” információkat.

Illeszd be a gmail felugró ablakába. Ezután másold be a „Felhasználónevet / Username” is ami maga az e-mail cím szokott lenni. Kéri még a céges e-mail címhez tartozó jelszót, töltsd ki ezt is. Majd válaszd az SSL belépési lehetőséget. Ezután kattints az „Add Account / Fiók hozzáadása” gombra.

Ekkor megjelenik egy ablak miszerint sikerült a hitelesítés, már csak egy utolsó megerősítésre van szükség.

Ehhez küldtek neked egy e-mailt a céges e-mail címedre egy kóddal, amit ide be kell másolni. Tehát a cPanel felületen menj vissza az e-mail fiók ikonra, ott válaszd ki az e-mail címedet és kattints a „Check e-mail” gombra. Itt megnyílik a Roundcube felülete, ahol kattints az „Open” gombra.

Az e-mailben egy link is van, azt is választhatod, hogy arra kattintasz a kód bemásolása helyett.

A linkre kattintva a következő üzenetet kapod a gmail-től:

Kattints a megerősítés gombra. És itt fellélegezhetsz, mert sikerült beállítanod a gmail-re a céges e-mailedet, így mostantól a gmail-ből is tudsz levelet küldeni a céges e-mail címed alatt.

Próbáljuk is ki rögtön!
Kattints a Gmailben az új levél létrehozásra, és a feladónál a lenyíló kis háromszögre kattintva, válaszd ki a mostmár ottlévő céges e-mail címedet.

Innentől gond nélkül tudsz levelezést indítani a céges e-mail címedről a Gmail fiókodban.

Fogadd a céges e-mail címedre érkező leveleket a Gmail fiókodban

Ehhez a beállításhoz újra be kell menned a tárhelyszolgáltatód cPanel felületére és ott a „Forwarders /Továbbítók ” ikonra kattintanod.

Itt válaszd az „Add Forwarder/Továbbító hozzáadása” gombot.

A következő megjelenő oldalon ki kell tölteni, hogy melyik e-mail cím az amit szeretnél továbbítani, majd azt hogy ez az e-mail cím melyik webcímhez tartozik, végül pedik hogy melyik az az e-mail cím ahova szeretnéd, hogy a továbbított levelek megérkezzenek. Ha ezekkel megvagy, kattints az „Add Forwarder / Továbbító hozzáadása” gombra.

Ekkor kapsz egy visszaigazolást, hogy minden e-mail ami a céges fiókodba érkezik, automatikusan továbbításra kerül a gmail fiókodba is.

Itt egyetlen dologra kell csak figyelned, hogy időről-időre töröld a a Roundcube felületen a beérkező leveleket, hogy azok ne foglalják feleslegesen a helyet és hogy nehogy beteljen a fiókod.

Ezzel a pár lépéssel tehát elérted, hogy az üzleti levelezésed bármikor, bárhol, bármilyen eszközön elérhető legyen számodra és mindezt mindenféle plusz költség nélkül.